大阪のホームページ制作会社

■背景 ─ 年間を通じて開催される多彩なイベント
多摩信用金庫様は、お得意様向けに年間を通じて数多くのイベントを開催されています。セミナー、懇親会、特別講演会など、その内容は多岐にわたり、それぞれに申込フォームが必要でした。
当初は、イベントごとに個別のフォームを制作・管理されていましたが、イベント数の増加とともに運用負荷が増大。「フォームの乱立」「データの分散」「担当者ごとの属人化」といった課題が顕在化していました。

■課題 ─ イベントフォーム運用でよくある悩み

1. 運用効率の課題
   イベントごとにフォームを作成・管理していると、作業が煩雑になりがちです。過去のフォームを参考にしたくても、探すのに時間がかかることも。
2. 管理面の課題
   担当者が複数いる場合、運用ルールの統一や申込データの一元管理が難しくなることがあります。
3. 顧客対応の課題
   申込後のフォローや当日の受付対応など、手作業が多いと負担が大きくなる傾向があります。

■解決策 ─ 「つくる」から「選ぶ」へ、フォーム運用の発想転換
私たちは、単なるフォーム作成ツールではなく、イベント運営全体を支える統合プラットフォームとして「EasyMailDX」を設計・構築しました。
そして今回、長年蓄積されてきたすべてのデータをデータベースに統合。EasyMailDXは、過去の資産を活かしながら、より堅牢で拡張性の高い基盤へと進化しました。

■実装機能
◆ フォーム作成・管理

• 大量フォームの一括管理
  数十、数百のフォームを一つの管理画面で横断的に把握・操作できます。

• テンプレート機能
  過去の成功パターンをテンプレート化。新規フォームは「選んで調整するだけ」で完成します。

• 公開期間・定員設定
  募集開始日時、締切日時を自動制御。定員に達したら自動でクローズする機能も搭載しています。

• グループ定員機能
  「午前の部」「午後の部」など、複数枠それぞれに定員を設定可能。複雑なイベント構成にも対応します。

◆ 組織運用・セキュリティ

• 担当者別権限管理
  イベントごと、機能ごとに細かく権限を設定。「見るだけ」「編集可能」「承認権限あり」など、組織の運用ルールに合わせた設計が可能です。

• ログファイル対応
  誰がいつ何をしたか、操作履歴を記録。監査対応やトラブル時の原因特定に役立ちます。

• 添付データ管理
  申込時の添付ファイルも安全に保管・管理できます。

◆ 顧客コミュニケーション

• 自動返信メールのカスタマイズ
  イベントの雰囲気に合わせた文面を自由に設定。お客様に届く第一印象を大切にできます。

• 一斉メール予約送信
  リマインドや追加案内を、指定日時に自動送信。送り忘れの心配がありません。

• 個別チャット機能
  申込後、お客様と1対1でやり取りが可能。質問対応や特別なご案内もスムーズに行えます。

◆ 当日運営・外部連携

• QRコード受付（RecepaQ連携）
  申込完了時に発行されるQRコードで、当日受付をスピーディーに。長い列ができる心配もありません。
  

• 外部ドメインAPI提供
  グループ会社や提携先のWebサイトにも、同じ品質のフォームを提供可能。ブランド統一と運用効率化を両立します。

■成果 ─ 運用から戦略へ、時間の使い方が変わった
定量的な効果

• フォーム作成時間：従来比 約70%削減
• データ集計・レポート作成：手作業からワンクリックへ
• 当日受付：待ち時間の大幅短縮を実現

定性的な変化

• 担当者が「作業」から「企画」に集中できるように
• お客様データの一元管理により、より深い顧客理解が可能に
• 属人化の解消で、担当者の異動・引継ぎもスムーズに

■お客様の声
「以前は毎回のフォーム作成が憂鬱でしたが、今はテンプレートを選んで少し調整するだけ。イベントの中身を考える時間が増えました」
「DB化によって過去の申込データも活用できるようになり、お客様へのご案内の精度が上がりました」

■技術・対応範囲

• 要件定義・設計
• システム開発（フロントエンド／バックエンド）
• データベース設計・移行
• API設計・実装
• 機能追加対応

■まとめ
EasyMailDXは、単なるシステム開発ではなく、お客様のイベント運営そのものを変革するパートナーシップとして取り組んでまいりました。
数年にわたる運用の中で蓄積された知見とデータを、今回のDB化により確かな資産へと昇華。EasyMailDXは、これからもお客様のビジネス成長に寄り添い続けます。

■プロジェクト概要
業種： 金融
システム種別： イベント申込フォームCMS／データベース統合管理システム
運用期間： 数年間の継続運用（今回、全面DB化改修を実施）

イベント運営のDX、フォーム管理の効率化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。